Kitaran PDCA (Plan-Do-Check-Act), juga dikenali sebagai Kitaran Deming atau Kitaran Shewhart, adalah kaedah berulang yang digunakan untuk peningkatan berterusan dalam proses perniagaan. Ia digunakan secara meluas dalam pelbagai industri untuk menyelesaikan masalah, kawalan kualiti, dan pengurusan operasi. Pendekatan ini direka untuk membantu organisasi meningkatkan proses, produk, atau perkhidmatan mereka dengan mengenal pasti dan menyelesaikan masalah secara sistematik.
1. Rancang (Plan)
Fasa pertama dalam kitaran PDCA adalah “Rancang.” Langkah ini melibatkan pengenalpastian peluang untuk peningkatan atau masalah yang perlu diselesaikan. Dalam fasa ini, organisasi perlu menetapkan objektif, sasaran yang boleh diukur, dan membangunkan rancangan atau strategi untuk mencapai objektif tersebut.
Aktiviti utama dalam fasa perancangan termasuk:
- Mengenalpasti masalah atau peluang: Memahami situasi semasa, menganalisis data, dan mengenal pasti kawasan yang boleh diperbaiki.
- Menetapkan objektif dan sasaran: Menentukan sasaran yang jelas, boleh diukur, dan boleh dicapai yang selaras dengan strategi keseluruhan organisasi.
- Membangunkan pelan tindakan: Mencipta pelan terperinci yang menggariskan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai sasaran. Ini termasuk pembahagian tugas, pengagihan sumber, dan menetapkan garis masa.
Fasa perancangan adalah kritikal kerana ia menyediakan asas untuk langkah-langkah seterusnya. Rancangan yang teliti memastikan semua ahli pasukan memahami peranan dan tanggungjawab mereka, yang mengurangkan kekeliruan dan meningkatkan kemungkinan kejayaan.
2. Laksanakan (Do)
Dalam fasa “Laksanakan,” rancangan yang dibangunkan dalam langkah sebelumnya dilaksanakan. Langkah ini melibatkan pelaksanaan rancangan dan menjalankan strategi yang telah dirancang. Pemantauan proses pelaksanaan adalah penting untuk memastikan semuanya berjalan seperti yang dirancang.
Aktiviti utama dalam fasa pelaksanaan termasuk:
- Melaksanakan rancangan: Melaksanakan tugas dan aktiviti seperti yang digariskan dalam rancangan.
- Mengumpul data: Mengumpulkan data mengenai proses atau sistem yang sedang dilaksanakan untuk menilai keberkesanannya. Data ini akan digunakan dalam fasa “Semak” nanti.
- Memantau kemajuan: Memerhati proses pelaksanaan dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan projek berjalan mengikut jadual.
Fasa “Laksanakan” adalah di mana kerja sebenar berlaku. Adalah penting untuk kekal fleksibel dalam fasa ini, kerana cabaran yang tidak dijangka mungkin timbul yang memerlukan penyelesaian masalah segera.
3. Semak (Check)
Setelah rancangan dilaksanakan, langkah seterusnya adalah fasa “Semak.” Ini melibatkan penilaian hasil pelaksanaan berbanding dengan hasil yang diharapkan. Matlamat utama adalah untuk menentukan sama ada rancangan tersebut berfungsi seperti yang diharapkan dan untuk mengenal pasti sebarang penyelewengan daripada rancangan.
Aktiviti utama dalam fasa semakan termasuk:
- Mengkaji hasil: Membandingkan keputusan sebenar dengan hasil yang diharapkan. Ini mungkin melibatkan analisis data, menyemak laporan, atau menjalankan penilaian.
- Mengenal pasti perbezaan: Mengenal pasti sebarang jurang antara apa yang dirancang dan apa yang dicapai, serta memahami mengapa jurang ini berlaku.
- Mendokumentasikan penemuan: Merekodkan hasil penilaian, yang akan digunakan dalam langkah seterusnya.
Fasa “Semak” penting untuk mengenal pasti sama ada proses tersebut berjaya atau jika terdapat isu yang perlu ditangani. Fasa ini memberikan maklumat berharga yang akan mempengaruhi tindakan masa depan.
4. Tindakan (Act)
Fasa terakhir dalam kitaran PDCA adalah “Tindakan.” Berdasarkan penemuan dari fasa “Semak,” langkah ini melibatkan tindakan pembetulan untuk menangani sebarang isu atau menyeragamkan proses yang berjaya. Matlamatnya adalah untuk memperbaiki proses secara berterusan.
Aktiviti utama dalam fasa tindakan termasuk:
- Melaksanakan tindakan pembetulan: Membuat penyesuaian kepada proses untuk menangani sebarang isu yang dikenal pasti dalam fasa “Semak.”
- Menyeragamkan amalan yang berjaya: Jika rancangan tersebut berjaya, amalan ini perlu diseragamkan dan dilaksanakan di seluruh organisasi.
- Merancang kitaran seterusnya: Kitaran PDCA adalah berulang, jadi selepas fasa “Tindakan,” proses ini bermula semula dengan fasa “Rancang” yang baru, memberi tumpuan kepada peningkatan selanjutnya.
Kesimpulan
Kitaran PDCA adalah alat yang berkuasa untuk peningkatan berterusan. Ia menggalakkan organisasi untuk proaktif dalam penyelesaian masalah dan pengurusan kualiti dengan mewujudkan budaya penilaian dan penambahbaikan berterusan. Dengan mengulangi kitaran PDCA, organisasi dapat mencapai peningkatan berperingkat yang membawa kepada peningkatan jangka panjang dalam kecekapan, produktiviti, dan kualiti.
65 KATA-KATA MOTIVASI, INSPIRASI DAN PEMBAKAR SEMANGAT
Layari YouTube kami untuk motivasi didalam bentuk video :
https://www.youtube.com/@lamanpena